Wartajayavision.com,,
JAKARTA – Badan Kepegawaian Negara (BKN) secara resmi mengakhiri era pengelolaan arsip Aparatur Sipil Negara (ASN) yang bersifat konvensional. Dengan terbitnya Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025, seluruh arsip ASN kini harus dikelola dalam bentuk digital melalui Lemari Digital–Document Management System (DMS). Selain itu, BKN menyatakan bahwa tidak lagi menerima arsip dalam bentuk fisik.
Langkah ini merupakan bagian dari strategi pemerintah untuk mempercepat transformasi digital di lingkungan birokrasi nasional serta memperkuat tata kelola manajemen ASN yang lebih terintegrasi, aman, dan akuntabel.
Kebijakan Nasional Menuju Arsip ASN Digital
Kepala BKN Prof. Zudan menjelaskan bahwa kebijakan ini menjadi titik balik dalam pengelolaan arsip kepegawaian nasional. Seluruh dokumen ASN yang sebelumnya berbentuk fisik wajib dialihmediakan ke format digital sebelum diunggah ke sistem DMS.
“Mulai hari ini, BKN hanya menerima arsip ASN dalam bentuk digital. Arsip fisik harus dialihmediakan terlebih dahulu kemudian diunggah ke DMS. Ini adalah langkah strategis menuju tata kelola ASN yang terintegrasi, aman, dan akuntabel,” ujar Prof. Zudan di Jakarta, Kamis (18/12/2025).
Kebijakan ini berlaku secara nasional dan mencakup seluruh instansi pemerintah pusat maupun daerah.
Apa Itu Lemari Digital BKN (DMS)?
Document Management System (DMS) atau Lemari Digital BKN merupakan sistem pengelolaan arsip elektronik yang dikembangkan sebagai ruang penyimpanan terpusat bagi seluruh arsip ASN. DMS tidak hanya berfungsi sebagai tempat menyimpan dokumen, tetapi juga sebagai infrastruktur keamanan data ASN.
Melalui DMS, seluruh arsip ASN terintegrasi secara nasional, dapat diakses secara digital, dan terlindungi dari risiko kehilangan atau kerusakan fisik akibat bencana alam, kebakaran, banjir, maupun kelalaian manusia. Sistem ini juga mendukung keberlanjutan arsip ASN sebagai aset strategis negara.
Dalam kebijakan ini, arsip ASN dibagi menjadi dua kategori utama:
- Arsip Utama, meliputi:
- Daftar Riwayat Hidup (DRH)
- SK CPNS dan SK PNS
- Riwayat pendidikan
- Pangkat dan jabatan
Riwayat diklat
Arsip Kondisional, meliputi:
- Riwayat pindah instansi
- SK cuti di luar tanggungan negara
Seluruh arsip tersebut wajib tersedia dalam format digital dan dikelola melalui Lemari Digital BKN.
Cara Kerja Lemari Digital BKN
Prof. Zudan menjelaskan bahwa arsip ASN yang lahir digital dari sistem kepegawaian seperti SIASN akan tersimpan secara otomatis ke dalam DMS. Sementara itu, dokumen yang tidak dihasilkan dari SIASN seperti ijazah, sertifikat, atau piagam penghargaan menjadi tanggung jawab instansi dan ASN untuk diunggah secara mandiri.
Pengunggahan dokumen mandiri dapat dilakukan melalui DMS pada portal ASN Digital, atau Aplikasi MyASN. Dengan mekanisme ini, seluruh arsip ASN dapat terdokumentasi secara lengkap dan berkesinambungan.
Untuk menjamin keamanan data, DMS dilengkapi dengan pengamanan berlapis, termasuk:
- Multi-Factor Authentication (MFA)
- Pemantauan akses secara real-time
- Siklus hidup arsip juga dikelola secara digital dan sistematis.
Arsip dengan status “Punah” akan memasuki masa inaktif selama satu tahun sebelum ditetapkan sebagai “Musnah” atau “Statis”, tanpa menghapus arsip digital secara permanen. Mekanisme ini memastikan arsip tetap terlacak dan terdokumentasi sesuai regulasi.
Panduan Singkat Penggunaan Lemari Digital BKN
Untuk menggunakan Lemari Digital BKN, ASN perlu melalui beberapa tahapan utama:
Persiapan Akun
ASN menggunakan akun MyASN atau NIP sebagai username serta memastikan aplikasi autentikasi seperti Google Authenticator telah terpasang di ponsel.Login dan Aktivasi MFA
ASN login ke portal ASN Digital, melakukan reset password jika diperlukan, lalu mengaktifkan MFA dengan memindai kode QR dan memasukkan OTP.Akses dan Pengelolaan Dokumen
Setelah masuk dashboard, ASN dapat mengakses fitur Lemari Digital untuk melihat, mengunggah, dan mengelola arsip kepegawaian secara elektronik.
Panduan teknis lebih rinci tersedia melalui buku panduan resmi di portal ASN Digital dan kanal informasi BKN Pedia.
Pelaksanaan kebijakan Lemari Digital akan dikawal oleh Direktorat Arsip Kepegawaian ASN BKN di tingkat nasional serta Kantor Regional BKN di seluruh Indonesia. Selain pembinaan dan pengawasan, BKN juga menyiapkan penghargaan bagi instansi dengan kategori “Maju” dalam pengelolaan arsip ASN digital.
Melalui kebijakan ini, BKN menegaskan komitmennya untuk menghadirkan sistem manajemen ASN yang modern, efisien, transparan, serta berorientasi pada perlindungan data dan pelayanan publik yang lebih optimal.
